BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun pada umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yng dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun terkadang ditemui kesulitan dalam pencarian tenaga kerja yang berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan lain. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenga kerja berdsarkan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif. Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan pengendalian terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengupahan dan penggajian.
B. Rumusan Masalah
Pokok permasalahan yang Kami angkat dalam observasi ini adalah:
1. Bagaimana fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi yang diterapkan dalam PT. Prakarsa Subur terutama yang berhubungan dengan sistem pengupahan dan penggajian?
2. Apakah Sistem Informasi Akuntansi tersebut telah berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan PT. Prakarsa Subur?
3. Apakah alat pendokumentasian yang digunakan PT. Prakarsa Subur?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari observasi yang kami lakukan adalah:
1. Mengetahui fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi yang diterapkan dalam PT. Prakarsa Subur terutama yang berhubungan dengan sistem pengupahan dan penggajian.
2. Untuk mengetahui Sistem Informasi Akuntansi tersebut telah berjalan efektif atau tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh PT. Prakarsa Subur.
3. Mengetahui alat pendokumentasian yang digunakan oleh PT. Prakarsa Subur.
D. Manfaat Penulisan
1. Bagi penulis, laporan observasi ini diharapkan dapat lebih mengembangkan kemampuan dan sebagai sarana untuk memperbaiki sikap dimasa mendatang dalam membuat suatu laporan.
2. Bagi pembaca agar mengetahui bagaiman SIA bekerja dalam suatu perusahaan terutama dalam pengendalian sistem pengupahan dan penggajian.
3. Bagi penulis lain, laporan ini bisa menjadi referensi/rujukan untuk pembuatan laporan selanjutnya dan menganalisis SIA dalam pengendalian internal lainnya.
4. Bagi perusahaan, laporan ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk menetapkan atau menjalankan sistem informasi akuntansi yang telah ada terutama yang berhubungan dengan pengupahan dan penggajian.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan alat pengendalian internal untuk menangani kegiatan yang terjadi secara berulangkali atau rutin. Sistem penggajian merupakan kegiatan rutin yang perlu ditangani secara khusus karena berhubungan dengan motivasi karyawan. Menurut Romney dan Steinbart, “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan”.Menurut Horngren, Harrison dan Bamber (2002:227), “Sistem Informasi Akuntansi adalah kombinasi dari orang, catatan-catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk menyediakan data keuangan”.
B. Pengertian gaji dan upah
Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya. Bagi karyawan, gaji dan upah merupakan bentuk pengahrgaan atas pekerjaan dan prestasi kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka. Lain halnya dengan perusahaan, bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban untuk mengahasilkan laba sehingga pengelolaannya harus dilakukan sedemikian rupa agar tetap efektif dan efisien.
Hariandja, Marihot Tuah Efendi (2002:24) mengungkapkan, “Gaji adalah balas jasa
dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi. Atau, dapat juga dikatakan sebagai bagian tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannya dalam sebuah organisasi.”
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem akuntansi gaji dan upah digunakan untuk menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasi serta pembayaran yang tepat yang digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang diperlukan, baik yang berkaitan dengan motivasi maupun trainning atau development karyawan.
Adapun kegiatan penting dalam siklus manajemen sumber daya manusia adalah:
a) Merekrut dan mempekerjakan karyawan baru.
b) Melatih.
c) Memberikan tugas pekerjaan.
d) Memberikan kompensasi (penggajian).
e) Mengevaluasi kinerja.
f) Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat.
Mulyadi (2001:382) menyatakan sebagai berikut:
a) Fungsi Kepegawaian
b) Fungsi Pencatat Waktu
c) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
d) Fungsi Akuntansi
e) Fungsi keuangan
Untuk lebih jelasnya akan diuraikan satu persatu dari fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan pengupahan, adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, membuat surat calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menbuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi serta pemberhantian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memcatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah, dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
D. Pegertian Prosedur
Prosedur atau kebijakan dalam suatu perusahaan merupakan suatu alat bagi pihak manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi perusahaan baik transaksi–transaksi maupun didalam managerisasi kecakapan pegawainya, didalam melaksanakan kebijakan–kebijakan yang telah di berikan oleh pihak perusahaan. Dalam hal ini kebijaksanaan tersebut haruslah fleksibel, disesuaikan dengan perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.
Mulyadi (2001:385) mengungkapkan, “Prosedur adalah suatu ukuran kegiatan
klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departen atau lebih yang dibuat untuk manajemen penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang–ulang”.Prosedur Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian terdapat prosedur–prosedur yang saling mendukung satu dengan yang lainnya. Hal ini sesuai dengan pendapat Mulyadi (2001:385) dalam bukunya Sistem Akuntansi prosedur–prosedur tersebut adalah :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
2. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
5. Prosedur Pembayaran gaji.
Untuk lebih jelasnya akan diuraikan satu persatu dari prosedur–prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penggajian :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir dan dapat pula diisi secara otomatis oleh mesin pencatat waktu (time recorder marchin). Disamping itu pencatatan waktu hadir diselenggarakan pula untuk menentukan gaji dan upah.
2. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperdiperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi.
3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji dan upah karyawan. Dimana potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam prosedur biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen–departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja dimana distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok pabrik.
5. Prosedur Pembayaran gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukan uang ke dalam amplop gaji.
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Berdirinya PT. Prakarsa Subur
Sebelum PT. Prakarsa Subur diawali dengan berdirinya CV. Prakarsa Subur yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Sofyan, SH No. 5 tanggal 14 Oktober 1989. Masuk dan keluarnya Persero serta Perubahan Akta Melalui Notaris & PPAT Nasrul, SH No. 22 tertanggal 28 Desember 2004. Selanjutnya pada tanggal 10 Januari 2005 melalui Notaris Nasrul, SH dengan Akta No. 17 merubah Perseroan Komanditer CV. Prakarsa Subur menjadi PT. Prakarsa Subur dengan Akta No. 8 tanggal 10 Maret 2005. Tertuang Berita Acara Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham PT. Prakarsa Subur. Akta Pendirian PT. Prakarsa Subur disyahkan oleh Menteri Kehakiman No. C. 05346 HT. 01.01.Th.2005 tertanggal 01 Maret 2005.
Selanjutnya perubahan susunan direksi dan dewan komisaris yang dikuatkan dengan Akta Notaris Hendra Idris, SH di Padang No. 05 tanggal 17 Juli 2009. Terakhir persetujuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri Hukum dan Hak Azazi Manusia R.I No. AHU. 2397.AH.01.02 Tahun 2010 disyahkan di Jakarta pada tanggal 11 Maret 2010.
1. Hari Kerja Karyawan
Hari kerja karyawan adalah enam hari kerja. Kompensasi yang diberikan adalah tunjangan hari raya (THR).
Hak-hak yang Wajib Diterima Karyawan
Kesejahteraan lainnya yang diberikan perusahaan pada karyawan bersama masyarakat sekitar perusahaan antara lain:
· Mengadakan mudik bersama bagi karyawan yang akan pulang kampung pada saat lebaran.
· Pemberian Tunjangan Hari Raya
Di samping itu untuk memastikan kesejahteraan karyawan, P.T. Prakarsa Subur memberikan pelatihan khusus untuk karyawan yakni mengembangkan sistem bonus kepada karyawan yang berprestasi serta mempunyai kemampuan yang tinggi dengan berpedoman pada keuntungan proyek dalam setahun.
2. Contoh Sistim Peredaran Usaha/Proyek Meliputi :
a. Melalui Tender/SPK Proyek Pengadaan Komputer/Alat Laboratorium UNP dan UNAND.
Tender/Pelelangan dapat diketahui melalui pengumuman media koran dan internet. Berdasarkan pengumuman ada diminta syarat sesuai dengan Bidang Pengadaan dan Sub Bidang Pengadaan dan syarat-syarat lainnya. Kalau telah memenuhi kriteria pengumuman baru Perusahaan berminat dan mengikuti Tender/Pelelangan yang dimaksud Proyek Pengadaan Komputer/Alat Laboratorium UNP dan UNAND.
b. Surat Penawaran Harga, Rencana Anggaran Biaya dan Syarat-Syarat Administrasi serta Teknis.
Sebagai persyaratan Tender/Pelelangan, maka dibuat Surat Penawaran Harga, Rencana Anggaran Biaya dan Syarat-Syarat Administrasi serta Teknis. Penawaran dibuat berdasarkan harga pasar sekarang, ini dapat diambil dari Distributor/Agen yang menjual barang untuk Pengadaan Tender/Pelelangan yang dimaksud. Harga Penawaran yang ditawarkan sudah termasuk keuntungan dan pajak-pajak yang berlaku. Umumnya pajak untuk Proyek Pengadaan Barang ini terdiri dari PPN 10 % dan PPh Pasal 22 sebesar 1,5 % . Hitungan pajak dihitung dari Nilai Proyek yang dimaksud.
Adapun persyaratan lain harus dipenuhi juga diantaranya Syarat-Syarat Administrasi dan Teknis. Kelengkapan Perusahaan seperti SIUP, TDP, NPWP/PKP, SITU dan Akte Pendirian Perusahaan harus dilengkapi juga, seiring dengan masuknya Surat Penawaran Harga dan RAB. Berdasarkan kelengkapan surat-surat tersebut diambil penilaian dari Panitia Proyek untuk mengeluarkan Pengumuman Pemenang Tender/Pelelangan.
c. Dokumen Kontrak / SPK Pelaksanaan Kerja
Berdasarkan Hasil Pengumuman Pemenang Tender/Pelelangan yang keluar maka dibuat Dokumen Kontrak/SPK Pelaksanaan Kerja. Dalam Dokumen Kontrak/SPK di uraian pasal-pasal mengenai pelaksanaan kerja, jadwal dan nilai harga kontrak. Sehingga Perusahaan sebagai Rekanan Proyek dapat melaksanakan Proyek sesuai dengan Kontrak dan Pekerjaan dari Proyek tersebut harus siap 100 %.
d. Pembelian dan Pengadaan Barang/Order ke Agen/Distributor
Persiapan Pengadaan Barang/Order ke Agen/Distributor baru dapat kami laksanakan setelah proses administrasi selesai antara Pihak Pertama dengan Pihak Kedua. Diantaranya setelah keluarnya pengumuman pemenang lelang, maka kami sesegera mungkin mengurus penandatanganan kontrak dan barulah kami bekerja setelah adanya Surat Perintah Mulai Kerja dari Pejabat Pembuat Komitmen/KPA. Dengan berpegang kepada Surat Perintah Mulai Kerja dan Kontrak yang sudah ditandatangani itu kami mulai memesan barang kepada agen/distributor sesuai dengan jumlah barang dan spesifikasi yang diminta.
e. Pengiriman Barang ke Lokasi Proyek UNP dan UNAND
Pengadaan Barang yang telah sesuai dengan spesifikasi Proyek diantar ke lokasi/tempat masing-masing Proyek, dengan catatan barang yang dipesan tersedia di agen/distributor. Barang kami bawa dengan jasa expedisi yang menggunakan truk. Keselamatan barang-barang selama dalam perjalanan sampai barang dilokasi ditanggung oleh expedisi dan penyedia barang.
f. Pemeriksaan dan Serah Terima Barang Barang serta dibuatkan Berita Acara Serah Terima 100 %.
Pemeriksaan barang dilakukan setelah Barang sampai di lokasi, diletakan dan diatur sesuai dengan tempat masing-masing Proyek. Barang yang sudah sesuai jenisnya dengan spesifikasi yang diminta kemudian dihitung jumlahnya, kemudian dilaksanakan Tes/Uji Coba dan siap dioperasikan. Setelah itu baru dibuatkan Berita Acara Serah Terima Barang.
g. Proyek/Bendahara Proyek mencairkan Dana Proyek 100%, potong PPn 10% dan PPh Pasal 22 (1,5%) dari Nilai Proyek.
Setelah semua Barang Proyek sudah sampai di lokasi dan telah siap untuk dioperasionalkan maka dilaksanakan Pencairan Dana Proyek 100 %, potong PPn 10 % dan PPh Pasal 22 (1,5 %). Proses untuk pencairan dana ini melalui prosedur Proyek yang bersangkutan baik pada Instansi Pemerintah maupun Swasta.
Perusahaan dalam hal ini mengajukan dahulu surat permintaan pembayaran kepada Proyek yang langsung ditujukan kepada Pimpinan Proyek. Pencairan Dana Proyek langsung ditransfer ke Rekening Bank Perusahaan yang sudah dipotong pajak PPn 10 % dan PPh Pasal 22 (1,5 %), dengan terlebih dahulu melalui KPKN. Dengan demikian telah selesai Pelaksanaan Pekerjaan Proyek siap 100 %.
BAB IV
PEMBAHASAN
1. Fungsi-fungsi yang dijalankan PT. Prakarsa Subur dalam Sistem Informasi berkenaan dengan prosedur pengupahan dan penggajian.
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari, merekrut karyawan baru serta membuat, menyimpan, dan mengelola data-data dari setiap karyawan dalam satu file khusus.
b. Fungsi Koordinator Operasional
Setelah fungi kepegawaian berjalan, selanjutnya fungsi ini berkenaan dengan pengelolaan kartu dan jam kerja karyawan, sehingga diketahui jumlah hadir atau absensi karyawan pada setiap periode tertentu.
c. Fungsi Administrasi dan Umum
Selanjutnya, fungsi ini bertugas membuat daftar gaji setelah diketahui hari dan jam kerja masing-masing karyawan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini berhubungan dengan fungsi koordinator operasional dan fungsi administrasi dan umum, dimana fungsi ini bertugas mencocokkan data atau catatan dari kedua fungsi tersebut. Melalui fungsi ini juga dapat diketahui jumlah gaji terutang pada karyawan, serta mencatat kas masuk dan keluar dari kegiatan operasional perusahaan.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini berkenaan dengan pembayaran gaji pada karyawan. Pegawai yang digaji, seperti pegawai lapangan, di gaji melalui bank, karena pegawai lapangan tugasnya mengantarkan barang kemasing-masing tempat pesanan. Selain itu funsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan terhadap pajak penghasilan (10%) setiap perusahaan tutup buku.
Berdasarkan fungsi-fungsi yang dijalankan dalam perusahaan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa setiap fungsi saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain sehingga dapat terintegrasi dalam pencapaian tujuan yang dikendalikan secara terkomputerisasi.
2. Kefektifan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan PT. Prakarsa Subur.
Dalam kegiatan perusahaan tidak pernah terjadi penyimpangan dalam penggajian, karena dalam perusahaan ini gaji diberikan sesuai dengan struktur jabatan masing-masing pegawai, dan diberikan secara langsung kepada pegawai yang tetap, dan untuk pegawai yang masih masa percobaan gaji diberikan sesuai dengan berapa besar dia mendapatkan proyek nya, sedangkan pada pegawai yang lapangan gajinya diberikan melalui bank, karena pegawai lapangan tugasnya, mengantarkan barang ke pemesan.
Selama ini tidak pernah terjadi kecurangan yang berhubungan dengan penggajian sehingga perusahaan diharapkan terus mempertahankan sistem yang telah dimilikinya.
3. Alat pendokumentasian yang digunakan oleh PT. Prakarsa Subur.
Pemahaman mengenai alat-alat dokumentasi merupakan suatu kebutuhan, apapun jenis karir yang dipilih dalam bidang akuntansi. Secara umum terdapat empat alat pendokumentasian yang digunakan perusahaan, yaitu :
a. Diagram arus data (data flow diagram-DFD), sebuah deskripsi grafis atas sumber dan tujuan data, yang memperlihatkan arus data dalam suatu organisasi, proses yang dilakukan atas data tersebut, serta bagaimana data tersebut disimpan.
b. Bagan alir (flowchart) dokumen, sebuah deskripsi grafis atas arus dokumen dan informasi antar-departemen atau bidang tanggung jawab dalam sebuah organisasi.
c. Bagan alir (flowchart) sistem, sebuah deskripsi grafis atas hubungan antara input, pemrosesan dan output dalam sebuah sistem informasi.
d. Bagan alir program, sebuah deskripsi grafis atas urutan pengoperasian logis (logical operation) yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. PT. Prakarsa Subur menjalankan beberapa fungsi yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi yang seluruhnya memiliki hubungan satu sama lain. Adapun fungsi tersebut adalah:
a. Fungsi kepegawaian
b. Fungsi koordinator operasional
c. Fungsi administrasi dan umum
d. Fungsi akuntansi
e. Fungsi Keuangan
2. Sistem informasi akuntansi berkenaan dengan prosedur pengupahan dan penggajian di PT. Prakarsa Subur sudah berjalan secara efektif dilihat dari tindakan kecurangan yang tidak pernah terjadi di perusahaan tersebut.
3. Alat pendokumentasian yang digunakan oleh PT. Prakarsa Subur adalah diagram arus data (Data Flow Diagram-DFD).
B. Saran
1. Bagi PT. Prakarsa Subur agar terus mempertahankan dan lebih meningkatkan lagi pengendalian dan pengelolaan terhadap prosedur pengupahan dan penggajian.
2. Untuk kedepannya, semoga perusahaan ini lebih baik dan menambah pengendalian internal ridak hanya pada prosedur pengupahan dan penggajian saja, namun dapat diterapkan pada siklus kas keluar, kas masuk dan lain sebagainya yang dapat menunjang pencapaian tujuan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Romney, B. Marshall dan Paul John Steinbart. Tanpa tahun. Sistem Informasi Akuntansi.
Terjemahan oleh Deny Arnos Kwary, S.S. dan Dewi Fitria Sari, M.Si. Jakarta: Salemba Empat.
Nasution, Sanusi Ahmad. Tanpa tahun. “Sistem Akuntansi gaji dan Upah”. (online),
Rosdu, Samsulriadi. 2012. “Makalah Sistem Informasi Akuntansi Penggajian”. (online),
diunduh 8 Mei 2012.
