PENGERTIAN KEBUTUHAN KOORDINASI

Pengertian koordinasi
            Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85)

  Kebutuhan akan koordinasi

            Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.

         Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

            Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.

            Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

1.    Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.    Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)

di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3.    Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)

merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi.

Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif

            Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1.   Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2.      Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3.      Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.      Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan

Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
            Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

1. Teknik-Teknik Manajemen Dasar
            Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

 Mekanisme –mekanisme peng-koordinasian dasar

1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

 Meningakatkan koordinasi potensial
            Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

1. Sistem informasi vertikal
            Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
            Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
            1. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
            2. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
            3. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
            4. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
            5. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

 Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

* Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

            Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

* Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
            Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

Perencanaan

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsimanajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

4 Tahap Dasar Perencanaan

Menjelang akhir tahun, adalah saat yang tepat untuk merumuskan perencanaan usaha tahun mendatang. Berikut ini empat tahap dasar pembuatan perencanaan yang baik.

Tahap 1:

Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

Tahap 2:

Merumuskan keadaan saat ini.Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

Tahap 3:

Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.

Tahap 4:

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.              (WM/E131/ThVI/Desember2006)

                      PERENCANAAN OPERASIONAL

            Perencanaan operasional adalah bagian dari rencana kerja strategis. Ini menggambarkan cara-cara jangka pendek mencapai tonggak dan menjelaskan bagaimana, atau apa sebagian, rencana strategis akan dimasukkan ke dalam operasi selama periode operasional yang diberikan, dalam kasus aplikasi komersial, satu tahun fiskal atau istilah lain anggaran yang diberikan. Rencana operasional adalah dasar untuk, dan pembenaran dari sebuah permintaan anggaran operasi tahunan. Oleh karena itu, rencana strategis lima tahun akan membutuhkan lima (5) rencana operasional didanai oleh lima anggaran operasional.
Rencana operasional harus menetapkan kegiatan dan anggaran untuk setiap bagian organisasi untuk 1 berikutnya - 3 tahun. Mereka menghubungkan rencana strategis dengan kegiatan organisasi akan memberikan dan sumber daya yang diperlukan untuk membebaskan mereka.
Rencana operasional menarik langsung dari rencana lembaga dan program strategis untuk menjelaskan misi lembaga dan program dan tujuan, tujuan program, dan kegiatan program. Seperti rencana strategis, rencana operasional alamat empat pertanyaan:

    Dimana kita sekarang?
    Kemana kita ingin menjadi?
    Bagaimana kita sampai di sana?
    Bagaimana kita mengukur kemajuan kita?

            OP adalah baik yang pertama dan langkah terakhir dalam mempersiapkan permintaan anggaran operasional. Sebagai langkah pertama, OP menyediakan rencana untuk alokasi sumber daya; sebagai langkah terakhir, OP dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan kebijakan atau keputusan keuangan yang dibuat selama proses pengembangan anggaran.
            Rencana operasional harus disiapkan oleh orang-orang yang akan terlibat dalam implementasi. Sering kali ada kebutuhan untuk lintas departemen yang signifikan dialog sebagai rencana yang dibuat oleh satu bagian organisasi pasti memiliki implikasi untuk bagian lain.
            Rencana operasional harus memuat:
     tujuan yang jelas
    kegiatan yang akan disampaikan
    standar mutu
    hasil yang diinginkan
   staf dan sumber daya persyaratan
     jadwal pelaksanaan
    proses untuk memantau kemajuan.

            Rencana operasional adalah bagian ketiga dari menyelesaikan Rencana Strategis Anda. Ini mendefinisikan bagaimana Anda akan beroperasi dalam praktek untuk melaksanakan tindakan Anda dan rencana pemantauan - apa kebutuhan kapasitas Anda, bagaimana Anda akan terlibat sumber daya, bagaimana Anda akan menghadapi risiko, dan bagaimana Anda akan memastikan keberlanjutan pencapaian proyek.
Rencana Operasional biasanya tidak ada sebagai satu rencana mandiri tunggal, melainkan komponen kunci yang terintegrasi dengan bagian lain dari Rencana Strategis keseluruhan.
Komponen kunci dari Rencana Operasional lengkap termasuk analisis atau diskusi dari:

• Persyaratan Kapasitas Manusia dan Lain-lain - Kapasitas manusia dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan proyek Anda, dan sumber-sumber Anda saat ini dan potensi sumber daya tersebut. Juga, kapasitas lain kebutuhan yang diperlukan untuk mengimplementasikan proyek Anda (seperti sistem internal, struktur manajemen, mitra terlibat dan NOS Jaringan dan PO, dan kerangka kerja hukum yang mendukung).
• Persyaratan Keuangan - Dana yang diperlukan untuk melaksanakan proyek Anda, sumber-sumber Anda saat ini dan potensi dana, dan sumber daya Anda yang paling kritis dan kesenjangan pendanaan.
• Penilaian Risiko dan Strategi Mitigasi - Apa resiko yang ada dan bagaimana mereka dapat diatasi.
• Perkiraan Proyek Masa Hidup, Keberlanjutan, dan Strategi Keluar - Berapa lama proyek Anda akan bertahan, kapan dan bagaimana Anda akan keluar dari proyek Anda (jika itu layak dilakukan), dan bagaimana Anda akan memastikan kesinambungan prestasi proyek Anda.

Pengertian Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis perusahaan adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat

menyeluruh, memberikan rumusan ke mana perusahaan akan diarahkan, dan

bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu

tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

Perencanaan Strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihan

tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program

strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

Ada 3 ( tiga ) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :

1. Perencanaan strategic memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentukbentuk

perencanaan lainnya yang harus di ambil.

2. Pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman

bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

3. Pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman

bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas

sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana

lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif. Sehingga

dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan

organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena:

1. Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting

2. Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas

3. Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap

kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya

Perencanaan strategis tidak mengenal standar baku, dan prosesnya mempunyai

variasi

yang tidak terbatas. Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai

kebutuhan,situasi dan kondisi setempat.

 

 

Faktor Waktu dan Perencanaan

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu :

1.            Sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.

2.            Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif

Jumlah (rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Perencanaan Strategik

Perencanaan stategik (George A.Steiner an John B. Miner) adalah

proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi;penentuan strategi,kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut;dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Perencanaan Operasional ,

 memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.

Tabel 1. Perencanaan Strategik Versus Perencanaan Operasional

	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategik
Pusat bahasan Sasaran Batasan Hasil yang diperoleh Informasi Organisasi  Kepemimpinan Pemecahan masalah	Masalah-masalah pengoperasian Laba sekarang Lingkungan sumberdaya sekarang Efisiensi dan stabilitas Dunia bisnis sekarang Birokrasi/ stabil Konservatif Berdasarkan pengalaman masa lalu Resiko rendah	Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Laba di waktu yang akan datang Lingkungan sumberdaya yang akan datang Pengembangan potensi mendatang Kesempatan diwaktu yang akan datang Kewiraswastaan/fleksibel Mengilhami perubahan radikal Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Resiko tinggi

Proses Perencanaan Strategik

1.       Perumusan dan penetapan misi dan tujuan umum

2.       Profil perusahaan,identifikasi tujuan dan strategi sekarang

3.       Analisa lingkungan eksternal (mikro dan makro)

4.       Analisa internal perusahaan :kekuatan dan kelemahan organisasi

5.       Identifikasi kesempatan dan acaman strategis

6.       Pembuatan keputusan strategic:mengembangkan alternatif-alternatif, mengevaluasi alternatif-alternatif, memilih alternatif

7.       Pengembangan strategi perusahaan

8.       Implementasi strategi

9.       Peninjauan kembali dan evaluasi

Sumber : http://rezkyevlynputra.blogspot.com/2011/12/rencana-rencana-strategik-dan-faktor.html